Робот победил

Робот победил

О том, почему рутинные процессы необходимо автоматизировать

Андрей Кривенко о том, почему рутинные процессы необходимо автоматизировать.

Началось все с того, что мне стало лень каждый вечер заходить в 1С и выгружать финансовые показатели.

Плюс ко всему примерно в одно и то же время информацию по выручке ежедневно выгружали 10−15 сотрудников нашей компании. То есть одна и та же информация запрашивалась у сервера с 10−15 различных устройств. А это пусть незначительно, но влияет на быстродействие всей IT-системы.

Я стал думать, как мне получать отчет по выручке в рабочую почту и при этом иметь возможность сразу обсудить его с кругом заинтересованных в финансовых показателях сотрудников. Так родился самый первый автоматический отчет. Он приходил в одно и то же время — после закрытия всех магазинов, и мы могли потратить пятнадцать минут вечернего времени, чтобы обсудить цифры, которые были у всех перед глазами.

В большинстве розничных сетей работа с информацией построена следующим образом. Данные в единую информационную систему вносят вручную сотрудники, и автоматически это делает ряд устройств (кассы, датчики).

Далее компании нужно либо обучить сотрудников самостоятельно генерировать отчеты по различным параметрам и запросам (невероятно сложно), либо взять в штат секретарей-аналитиков, которые будут постоянно запускать отчеты по запросу сотрудников компании (проще, но медленно и старомодно).

Мы разработали свою систему, которой очень довольны и теперь не представляем жизни без нее. Ее обслуживает один-единственный программист SQL, который при этом занимается и доработкой всей системы.

Сотрудник из любого отдела компании на «человеческом» языке формулирует запрос, объясняя программисту, какой отчет он бы хотел получать. Программист переводит с «человеческого» на IT язык, прописывает условия для отчета и после этого сервер автоматически подтягивает нужную человеку информацию и присылает ее на почту в заданный самим же сотрудником интервал времени.

То есть системе нужно лишь один раз «показать», на основании каких данных делается этот отчет, и уже завтра забыть о нем, так как теперь система сама посчитает, проанализирует и пришлет все данные в нужное время на почту нужному сотруднику.

Технически все устроено довольно просто. Система делает запрос в SQL (итоговая таблица для отчета) и ставит его в автоматическую отправку. На выходе получается электронное письмо с таблицей в теле письма в формате html. Система самостоятельно «разрезает» таблицу по адресатам и отправляет разным сотрудникам лишь нужную ему часть отчета отдельным письмом

Со временем мы научили систему анализировать данные за разные периоды времени, сопоставлять их и выдавать общий результат. Традиционно в майские праздники случается отток москвичей, уменьшается количество чеков. Поскольку в наших магазинах ежедневные поставки продукции с производств, нам важно заказать правильное количество товара, чтобы с одной стороны хватило, с другой — не было больших списаний.

Раньше, чтобы посмотреть заказ товара и остатки за предыдущие годы, приходилось создавать несколько отчетов, ждать, пока они выгрузятся и свести их вместе. Теперь на это не тратится времени вообще. Система сама присылает полный анализ заказов и продаж на майские праздники разных лет на почту.

Каждое действие сотрудников в системе отрабатывается самой же системой на корректность. Если действие некорректно, то оно «не принимается» и высылается тут же оповещение пользователю. Сейчас это в основном email, в критических случаях sms.

Например, при отмене чека кассиром, сообщение приходит помощнику управляющего по рознице. Поэтому в наших магазинах для отмены чека не нужно ждать старшего продавца, чтобы тот физически подтвердил операцию. Каждый кассир уполномочен сделать это самостоятельно и прекрасно знает, что частая отмена чека вызовет вопросы у управляющего, так как о каждом случае отмены станет известно сразу.

Подобных отчетов настроено сотни. Технологам нужны отчеты по их товарам, маркетологам — по успешности акций, количеству обращений от клиентов, рознице — по списаниям, отменам, выручке. В автоматических отчетах мы получаем зависшие остатки на складе, сообщения о поступлении новых товаров, о прекращении заказов, недопоставках.

Напомню, на создание этих важных для розницы отчетов не затрачивается ни секунды человеческого времени!

За один день сервер формирует более 600 постоянных отчетов и рассылает около 15 тысяч реакций на действия сотрудников (прием товара, списания, перемещения). Для тех, кто работает вне офиса — это спасение. Ведь ты фактически получаешь итоги каждого дня по электронной почте.

Сейчас трудно представить, как мы работали раньше, а остановка на сутки этой системы просто парализует компанию, наравне с выключением света.